一、 建筑材料采购的确定
甲方工程部根据工程项目实际需要，将甲方负责采购、供应的材料和乙方共同招标采购的材料列表，以书面形式报基建指挥部（或基建处）分管领导和董事长审批，并将材料的品种列入《建筑施工合同补充协议》条款中，共同遵守，相互约束。
二、建筑材料品牌的选定
1、甲方代表和总工、乙方委派一名材料员对施工中所需的建筑材料进行市场调查（条件允许可实地考察），主要对其品牌的质量、性能及价格进行分析、比较，写出书面分析报告，报基建指挥部（或基建处）分管领导和董事长参考确定。
2、凡参加材料供应报价的单位必须具备有效的工商营业执照、产品经营许可证、产品生产许可证、产品合格证及有关的产品质量检验报告，方可作为供方备选单位（建设部推荐产品优先考虑）。选定的供方必须与乙方按照《合同法》签定供需合同。
3、属施工承包合同指定由甲方采购提供的建筑材料，由甲方工程部调查市场行情，提出三个以上的供货单位或厂家参加投标，由基建指挥部（或基建处）领导班子和有关技术人员评标，确定预中标者报董事长审批。
三、乙方材料员的选定和权限
乙方以委托书形式，将乙方材料员名单报甲方、监理公司、经销商及生产厂家。委托书中必须写明材料员姓名、职务、工程施工项目名称、权限、委托人要签字，乙方盖章。甲方和供方只认乙方委托的材料员签字，甲方代表和乙方派出材料员在标底价报单和领取材料单上签字，在本规定的范围内生效，乙方的主管领导、法定代表人不得否定。其余人员签字，甲方不予认可。
四、建筑材料采购方式
1、甲方指定品牌并自行采购。（按合同约定范围）
2、甲方指定品牌乙方自行采购的材料。（按合同约定范围）
3、乙方自行采购的材料。（按合同约定范围）
五、建筑材料进入施工现场及使用控制
1、甲供材
1)、乙方提前30天向甲方招采部提交经甲方工程部确认的材料规格型号、需求量、需求日期、供应计划，并填写《建筑材料申报计划表》（附表一），材料申报计划须有施工方项目部盖章，并由项目部负责人签字，经甲方审批后才可供货。
2）、甲方招采办负责组织施工单位、监理单位、工程部、监管部、财务部等专业工程师进行材料进场验收，验收完毕并负责填写《材料进场数量确认单》（附表二）、一式三联，分别交施工单位、财务部和招采办留存。随材料所附的文字资料一并移交，并填写《资料移交表》（附表三），乙方签收货物后即担负保管责任。
2、甲指定品牌或乙方自行采购的材料
由乙方填写《材料进场验收单》（附表四）并做好验收准备，在材料进场前4小时通知监理单位及甲方工程部，由监理单位组织工程部、监管部、招采办予以现场验收，验收报告结论由招采办终签。
3、材料设备进场验收及控制程序
1）、建筑材料的进场验收工作，由工程部、监管部、招采办及监理单位负责完成。监理单位及工程部在接到乙方或供应商提交的建筑材料验收申请后，应及时通知相关部门。工程部负责人根据建筑材料的分类，组织监管部、招采办的有关人员，会同监理单位及相关单位进行验收。
2）、乙方或供应商必须提供产品的相关证明材料，包括生产许可证、合格证、检验报告、检测报告、说明书、保修书等，配合验收，并保证所提供证明材料的真实性。
3）、材料进场后由材料采购单位填写《材料进场验收单》经相关负责人签字认可后方可入库使用。未经验收的材料一律不得提前卸车、使用或安装，如擅自使用未经验收的材料所造成的的一切后果由使用单位承担。
4）、监理单位必须全面履行委托合同承诺，全面发挥其在工程建设过程中相应职能作用，依据政府、国家及地方建设行政主管、行业等部门的规定，掌握基本的材料进场验收、控制程序，采用必要的方法和手段对进入施工现场的建筑材料进行严格控制，确保工程质量在源头上得到有力保证。
5）、工程部、监管部、招采办、监理单位必须对乙方的建筑材料使用管理制度、材料台账制度、材料管理的人员配备、检测程序及方法等进行专项检查，且必须满足建设工程实际需要，能够有效的落实到位，同时要求乙方必须明确相关建筑材料管理人员的责任，建立奖惩制度，促使其能够全身心投入到建筑材料的现场管理上去。
6）、对需要抽样复试和按规定需要进行二次检测的材料，应按相关规定进行检测。对其质量、性能等存在疑问的，必须严格按照见证取样送检制度规定的程序进行现场取样，并及时送具有相应检测资质、有较高质量信用、检测能力和质量能力的检测机构对建筑材料的相关性能参数进行试验。所需费用按合同的约定或国家及省市相关文件执行。
7）、监理单位必须按照要求设立见证员，且须持证上岗，并对试样的真实性和代表性负法定责任。在具体材料的取样送检过程中，项目监理部见证员必须按照有关规定，对需进行复试的建筑材料的现场取样、送检等阶段进行全程监督。对不能够及时送检的建筑材料，必须按要求做好封样保存工作。必要时，必须见证报告返回过程，最大限度的保证建筑材料复试结果的真实性、代表性。
4、跟踪检查建筑材料的使用
在建筑材料使用过程中，工程部、监理单位不可因为建筑材料的相关质保资料、外观检验、复试结果等相继都合格了，便认为材料的现场控制工作已经结束，放弃在施工阶段实体上使用的日常检查和监督工作。现场工程师、监理人员必须对进场的建筑材料进行跟踪检查，防止未经报验或不合格的材料在施工过程中使用，造成质量隐患。
5、对乙方所进场材料不按规定验收的或验收不合格的产品，不得使用，同时不予支付工程款，并追究乙方或供应商的相关责任。
六、建筑材料款项的结算
1、甲供材料由供方在每月7日前（或按甲方规定时间），将乙方领用的建筑材料汇总表和调拨单一式三份报甲方工程部，并交基建指挥部（或基建处）分管领导和董事长审阅。属甲方提供建筑材料的应从拨付乙方工程进度款中扣除由甲方工程部书面通知财务部。
2、属乙方要求甲方代扣材料款的，乙方需出具双方签字盖章的汇总表和调拨单并附委托书一份，甲方在拨付乙方工程进度款中扣除，由甲方工程部书面通知财务部。
3、甲方工程部根据乙方提供的建筑材料汇总表和调拨单中产品名称、金额、填写转帐、付款审批单经基建指挥部（或基建处）分管领导、董事长审批后，才能交财务部付款，并及时将税务发票交财务部冲帐。
七、其它
1、甲方工程部应及时了解国内、外比较成熟的新材料及应用情况并及时向分管领导和董事长汇报。一旦采用新材料，要负责考评、订货、采购、保管及发货等工作。乙方应积极配合甲方使用新材料的工作。
2、乙方发现品种、质量达到甲方要求，且价格低廉的材料，可向甲方工程部提出要求，报基建指挥部（或基建处）分管领导和董事长审批，并按本管理规定实施。
3、对乙方材料已经材料员签字，又拒不使用现场材料组指定材料的乙方，甲方有权要求乙方服从整个项目统一管理的有并规定，否则监理公司对不听劝阻而另购材料的有关工程分项不予签证，并勒令其自购材料退场。
